Tips om een haalbare to do lijst te maken met het uitwisbare notitieboek van Greenstory

Allereerst een bekentenis. Ik ben verslaafd aan to do lijsten maken. Sterker nog: ik heb er zeker 10 en op allemaal streep en kras ik naar hartenlust. Op oude enveloppen, speciale niet vergeten lijstjes en in m’n agenda. Het geeft een gevoel van veiligheid en rust. Want, ik heb alles opgeschreven. En dus kan ik niets vergeten. Toch?

Maar wat als je zoveel to do lijsten hebt, dat je ze nooit afkrijgt?

Niet vandaag, ook niet morgen en zelfs niet volgend jaar. Daar heb ik dus last van. En ik kan je vertellen, dat voelt helemaal niet lekker. Want dat betekent dat je nooit klaar bent. En dat je aan het eind van de dag nooit denkt: Ah, dat heb ik goed gedaan. Ik voelde me altijd onrustig en ontevreden.

De afgelopen tijd heb ik onderzocht hoe dat komt én hoe je een to do lijst kunt maken die je wél afkrijgt. Ik deed dat rigoureus, want in 1 keer cold turkey werkt beter dan langzaam afbouwen.

Slik, ik deed dus al mijn losse lijstjes weg

En werk nu in mijn nieuwe uitwisbare notitieboek: mijn GreenBook. Deze kun je keer op keer gebruiken. Denk aan een whiteboard, maar dan flexibel in een schrift.

Ik had zo mijn bedenkingen, want ik ben dol op papier. Oh en ik ben linkshandig, dus ik zag de vlekken al voor me. Vulpentrauma van de basisschool… Maar de pagina’s uit het GreenBook bleken dunner dan ik dacht. Een beetje gladder dan gewoon papier, maar ze lijken wel op papier. En ook met links schrijven ging prima. Yes!

Ook leuk: je kunt zelf je notitieboek samenstellen. Kijk, daar hou ik van. Er zijn veel verschillende soorten pagina’s waar je uit kunt kiezen. Daarnaast koos ik voor een kaft van vegan leer om mijn Greenbook te beschermen. Even terug naar het probleem:

Waarom word je ongelukkig van to do lijsten?

Een to do lijst is prima, maar meestal staat er teveel op. Daarnaast heb je nog je mail, social media, meetings…. Kijk dus eens naar wat je plant op een dag. Hoeveel uur heb je nodig per taak? Grote kans dat je voor minimaal 14 uur werk op je to do lijst hebt staan, terwijl een gezonde werkdag maximaal 8 uur duurt.

Het gevolg? Je bent nooit klaar. En dat voelt niet lekker.

Zo maak ik een to do lijst die ik ook af krijg:

• Hou het bij 1 lijst
  En nee, niet stiekem nog een extra lijstje in je telefoon of agenda
• Maak aan het einde van de dag je to do lijst voor de volgende dag
  Kies 1 prioriteit, je One Thing, waar je de volgende dag mee begint. Voordat deze af is open ik geen mail of social media. Of nou ja, dat probeer ik. Hier zit nog wel ruimte voor verbetering.
  Daarnaast kies je nog 2 to do’s die je daarna wil doen. Stop, nee, niet stiekem nog meer. Kiezen is belangrijk en dwingt je om focus aan te brengen in je werk. Oh en dus om een lijst te maken die je ook echt afkrijgt. Meer over lezen? Lees het boek The One Thing van Gary Keller.
• Maak je to do’s zo concreet mogelijk en verdeel deze in actiepunten
  Zo’n actiepunt duurt een uur, maximaal anderhalf. Je website updaten? Denk dan aan actiepunten als 1. Nieuwe teksten schrijven 2. Beeldmateriaal verzamelen 3. Tekst en beeld online zetten.
• Bedenk hoeveel tijd je kwijt bent per to do taak
  En probeer je daaraan te houden. In totaal mag dit niet boven de 8 uur uitkomen. Als ik dit doe, kom ik er altijd achter dat ik een to do lijst heb gemaakt die minimaal 20 uur kost om af te ronden. Niet gek hè, dat je dat niet redt in een werkdag.

Ik schrijf dit alles in de weekly planner van mijn GreenBook: In het groen mijn One Thing en daaronder maximaal nog 2 andere to do’s in het zwart.

Verder gebruik ik:

• een monthly planner – voor overzicht. Hierin maak ik mijn contentkalender en projecten voor www.poppytopumpkin.nl.
• een yearly planner – die geeft rust. Want ik bedenk elke dag een nieuw bedrijf. Door grote projecten een plek te geven in het komende jaar, kan ik ze nu uit mijn hoofd zetten.
• Oh en nog 1 praktische lijst met dingen als kapper bellen of pakketjes naar het postkantoor brengen.

In de Greenstory webshop vind je alle pagina’s waar je uit kunt kiezen. Die losse pagina’s kun je trouwens zelf heel makkelijk toevoegen of eruit halen.

Oh ja en als je klaar bent

Uitvegen maar! Kleine dingen doe je met het gummetje achterop iedere pen. Een grote schoonmaak doe je met een spray plus doekje. Want dat is dus wat er de laatste tijd steeds vaker gebeurt: ik krijg mijn to-do list af. En dat voelt fijn.

Als je je lijst wil bewaren kan dat ook trouwens: met de app Camscanner bewaar je ze heel handig op je telefoon.

Ik ben nog aan het afkicken hoor

Klinkt allemaal leuk en aardig, die tips. En misschien helpt het een beetje. Maar als je echt verslaafd bent, net als ik, dan moet je ook even wat dieper graven.

Want waarom is jouw to do lijst altijd eindeloos?

Hou je teveel ballen in de lucht? Zeg je te weinig nee? Wil je nog altijd alles doen wat je deed voordat je kinderen kreeg + de perfecte moeder zijn? Weet je eigenlijk niet goed wat jij wilt en bepalen anderen jouw to do lijst?

Er zit waarschijnlijk iets onder en het helpt om dat uit te zoeken. Doe dat.

Het is zonde van je tijd om altijd ontevreden naar je te lange to do lijsten te kijken

Toch deed ik dat. Maar nu ik zie dat ik altijd meer plan dan realistisch is, lukt het beter om het los te laten. En om kritischer te kijken naar wat ik op mijn lijst zet.

En nog een hele belangrijke tip

Kijk elke dag naar wat je wél hebt gedaan. Aan het einde van de dag stilstaan bij de dingen waar je dankbaar voor bent, maakt dat je je meer tevreden voelt.

En dat hoeven helemaal geen grote dingen te zijn. Het Sinterklaasjournaal kijken met de kinderen. Je favoriete tijdschrift lezen op de bank. De slappe lach met een vriendin. Een nieuwe blog online. Een leuke nieuwe samenwerking op je werk. De mooie zonsondergang toen je in de file stond.

Bedenk er elke avond drie en schrijf ze op in de speciale Happiness pagina’s.

De afgelopen weken hielp mijn GreenBook mij om een haalbare to do lijst te maken – zo fijn. Wil jij ook af van die eindeloze lijstjes?

Echt, doe het

Uit onderzoek blijkt dat elke dag dankbaar zijn je optimistischer en tevredener maakt. Oh en het helpt je ook om al die stress rondom je to do lijsten wat meer in perspectief te zien 😉

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Greenstory